Маленьке нагадування для чудових початківців: щоб надіслати одне і те ж повідомлення кільком людям, вам не потрібно складати електронну пошту стільки разів, скільки одержувачів ...
Одержувачі електронного листа
- Перше рішення полягає у введенні в поле Кому: адрес електронної пошти одержувачів, один за одним, розділених комами чи крапками з комою.
Ви можете вдосконалити обробку, встановивши ієрархію в цій груповій партії. Це передбачає надсилання повідомлення головному кореспонденту (отже, через поле Кому :) та надіслання засвідченої копії іншим одержувачам. Для цього введіть їх адресу в поле Копія: для "Копійна копія".
Електронний лист має точно такий самий аспект, як його було опубліковано за допомогою команди Кому: або Копія: але це вказує одержувачу, чи чекаємо ми прямо відповіді, чи надсилаємо повідомлення для інформації.
З x причин ми можемо хотіти, щоб кілька одержувачів електронного листа не знали, що це груповий електронний лист. Типовий приклад: привітання електронних листів. Щоб у всіх склалося враження, що Ви надіслали їм унікальний та персоніфікований електронний лист, хоча Ви надсилаєте повідомлення 300 особам у Вашій адресній книзі, Вам доведеться вводити адреси у третьому полі введення : Прихована копія , для "Невидима копія". За замовчуванням ця опція прихована, але вам просто потрібно позначити пункт Усі заголовки в меню Перегляд, щоб з'явився рядок СК .
- Друге рішення , більш підходяще, якщо кількість адресатів надмножується надмірно, полягає у виборі їх з адресної книги. У меню Інструменти натисніть Вибрати одержувачів . Ліворуч від цього майстра знаходиться вичерпний список ваших контактів. Все, що вам потрібно зробити, це вибрати особу та натиснути одну з трьох кнопок Кому , Копія або Прихована копія, щоб додати їх до списку одержувачів електронної пошти відповідно до одного з цих способів надсилання. Повторіть маніпуляцію стільки разів, скільки потрібно.
Щоб додати кілька контактів одночасно, виберіть їх, утримуючи клавішу Ctrl , а потім натисніть одну з трьох кнопок.
- Третє рішення є корисним, якщо ви часто надсилаєте електронні листи одній і тій же групі людей. У цьому випадку цікаво визначити цю групу раз і назавжди в адресній книзі, так що вам потрібно буде ввести лише одне ім’я, щоб дістатися до кожного члена «племені». У меню Інструменти натисніть Адресна книга . Опинившись у блокноті, виберіть команду Створити групу з меню Файл . Після іменування групи натисніть Вибрати в вуглинки і вибрати контакти в списку ліворуч від вікна. Натисніть кнопку Виділити, розташовану в центрі, і підтвердьте за допомогоюOK .
Тепер, щоб відправити електронною поштою членам групи, все , що вам потрібно зробити , це ввести своє ім'я в одному з полів введення, To: , Cc: чи Bcc .
Не включайте оригінальні повідомлення
За замовчуванням, відповідаючи на електронне повідомлення за допомогою команди Відповісти , Outlook бере на себе все оригінальне повідомлення. Значення розміщення відповіді в контексті очевидно, однак, якщо з якихось причин ви все-таки хочете почати з порожнього електронного листа, вам просто потрібно зробити наступне:
- Виберіть команду Параметри в меню Інструменти .
- Перейдіть на вкладку Відвантаження .
- Зніміть прапорець Включити оригінальне повідомлення у відповідь .
Зверніть увагу, що стосовно автоматичної вставки оригінального тексту можна зробити відступ у цьому повідомленні чи ні. Крім того, у випадку звичайних текстів можна визначити символ відступу (на вкладці Відправки в параметрах Outlook натисніть параметри HTML або кнопку Параметри звичайного тексту ).
Підтвердження отримання
Можна приєднати запит на підтвердження прочитання до електронного листа, який повернеться вам трохи як повідомлення про отримання, у вигляді автоматичного повідомлення. Однак зауважте, що це лише запит, і одержувач може взагалі його ігнорувати, особливо якщо ви зловживаєте цим варіантом. Щоб систематично запитувати підтвердження:
- Виберіть команду Параметри в меню Інструменти .
- Перейдіть на вкладку Читання квитанцій
- Установіть прапорець Запитувати підтвердження .
Запросити підтвердження прочитання можна також лише в кожному конкретному випадку. Нам це здається більш розумним. Для цього просто поставте прапорець Запитувати квитанцію про прочитання в меню Інструменти , перш ніж публікувати електронне повідомлення.
Пріоритет повідомлення
Можна визначити рівень пріоритету повідомлення. Те, чи надсилається повідомлення з високим або низьким пріоритетом, не впливає на швидкість надсилання пошти одержувачу. Єдиною відмінністю від звичайного електронного листа є червоний знак оклику, який відображається у вхідних. Цей варіант має сенс лише в тому випадку, якщо ви використовуєте його лише зрідка, щоб писати людям, яких ви добре знаєте, колегам, друзям, родинам тощо. З іншого боку, не сподівайтесь, що потенційний роботодавець або «гаряча лінія» розглянуть ваш запит швидше під приводом, що він позначений цією піктограмою. Навпаки, електронний лист, опублікований з високим пріоритетом, коли немає місця, може дратувати одержувача.
У будь-якому випадку, щоб змінити пріоритет повідомлення, просто поставте прапорець на ваш вибір у меню Повідомлення (команда Встановити пріоритет ) або натисніть кнопку Пріоритет .
Складіть електронний лист, не відкриваючи Outlook
Подібно до того, як можна створити ярлики для початку завантаження веб-сторінки, ви можете дуже просто відкрити нове повідомлення, навіть коли Outlook закрито. Складений таким чином електронний лист буде збережений у папці "Вихідні" та надісланий під час наступного з'єднання. Щоб створити один із ярликів на робочому столі, виконайте такі дії:
- На вільному просторі на робочому столі розгорніть контекстне меню правою кнопкою миші.
- Виберіть команду " Нова" , а потім ярлик .
- У майстрі для створення ярликів, що з’явиться, просто введіть mailto: або mailto:, а потім адресу конкретного одержувача .
- Перевірте , назвіть ярлик, і все готово. Тепер вам просто двічі клацніть на це посилання, щоб писати електронні листи, не відкриваючи Outlook.